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Catalogação e Indexação

A Catalogação e a Indexação são instrumentos que servem, no primeiro caso descrever documentação de forma uniforme e mediante normas.

No caso da indexação podemos classificar a documentação de forma padronizada, permitindo a construção de índices e de pontos de acesso normalizados.

A utilização destas funções permite, numa instituição melhor classificar a sua informação, recuperando-a no futuro de forma mais rápida e segura. Podemos também acrescentar que tais práticas evitam o "desaparecimento" de informação.

Catalogámos e indexamos livros, revistas e outros recursos bibliográficos para bibliotecas públicas, privadas ou pessoais. Podemos fazê-lo diretamente, através da análise dos mesmos, ou indiretamente, através da análise das fichas de registo das bibliotecas - isto, especialmente, em bibliotecas mais antigas e por informatizar. Nestes casos os registos são inseridos diretamente numa Base de Dados, utilizando para o efeito o BIBLIObase ou o BIBLIO.net podendo ser exportados, posteriormente, para outras aplicações

A nível de arquivos históricos, e quando descrevendo documentação de conservação permanente registamos a informação através da aplicação DigitArq. Os registos podendo, igualmente, ser exportados.

Quando estamos a catalogar documentação de arquivos recentes, ainda na sua fase ativa, podemos utilizar outras ferramentas, inclusivamente as aplicações que o cliente disponibiliza, ou, ainda, associar a digitalização de documentação com a sua catalogação através da aplicação de digitalização.

Ao nível das empresas que já façam catalogação podemos igualmente apoiá-las a atualizar as suas Bases de Dados.

O resultado do processo de catalogação e indexação pode ser utilizado para a criação de Inventários e Catálogos.

No caso de ter de registar muita informação mensalmente e de necessitar de ajuda nesta tarefa, peça-nos uma visita sem compromisso.

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Lista de Serviços

Serviços executados

Digitalização de livros de actas da Junta de Freguesia da Maia

O serviço foi executado com um scanner PLANETÁRIO, O Kodak Filemaster+, solução ideal para digitalização de material encadernado ou até ao formato A2. A digitalização dos livros foi executada com a criação de lotes que obedeceram à unidade de instalação digitalizada. As imagens matrizes criadas foram gravadas como imagens individuais em formato TIFF (Tagged Image File Format).

Após a digitalização foram efectuados testes de qualidade para verificar a imagens criadas e proceder a novas digitalizações para imagens cuja qualidade/leitura não fosse a ideal.

No final foram gravadas a imagens em DVDs e entregeus ao cliente com o respetivo Relatório da Digitalização.

Restauro e encadernação de livros de atas da junta de freguesia da Maia

A empresa Guia efetuou o restauro dos livros de atas mais antigos da Junta de Freguesia da Maia. No restauro, preenchemos lacunas e rasgões e foi efetua a limpeza mecânica de todos os fólios.

Todos os cadernos foram cozidos manualmente e foi efectuada meia–encadernação (lombada e cantos em tecido) com "papel lagarto" de cor vermelha em consonância com as capas anteriores que foram substituídas por estarem em mau estado.

Finalmente foi criada uma nova etiqueta à semelhança das que estavam degradadas, nas capas originais.

Avaliação da documentação acumulada do arquivo da empresa Norma Açores

No âmbito desse projecto a GUIA desenvolveu as seguintes tarefas:

– Triagem da documentação;
– Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada remetido à CCARAA;
– Registo de lombadas de documentação a conservar;
– Coordenação do transporte da documentação;
– Higienização;
– Emissão dos Autos de Eliminação;
– Organização da documentação no depósito final com atribuição de Cotas;
– Formação em "Boas práticas de Arquivo"
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Serviços de arquivo

Tradicionalmente os serviços de arquivo só são vistos como parte integrante de instituições detentoras de espólios valiosos e antigos. No entanto, é cada vez mais importante, nas empresas actuais, haver um investimento na organização e gestão da sua documentação obtendo, assim, os seguintes benefícios:
  • Melhor rentabilização do espaço
  • Cumprimento dos prazos legais de conservação
  • Melhor circulação e recuperação da informação
  • Melhor e mais rápida decisão/execução de processos

Novo Serviço

Migração de formatos e suportes de imagens.

Com o advento das novas tecnologias Tornou-se prioritário pensarmos num plano de preservação a longo prazo das imagens das nossas colecções.

Para as fotografias/documentos digitalizados ou a digitalizar temos que ponderar porque é que estamos a conservar digitalmente e pensar na sua preservação para o futuro - identificando os melhores formatos, substituindo-os para novos formatos/suportes de imagem sempre que estes estiverem a ficar obsoletos.