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Criação de instrumentos de classificação e normalização

Para um melhor funcionamento das instituições criamos:

• Regulamentos de Arquivo/Biblioteca;
• Planos de Classificação;
• Manuais de Procedimentos;
• Modelos de documentos.

Os Regulamentos de Arquivo ou de Biblioteca são instrumentos que contêm boas práticas a desenvolver. Apesar destes instrumentos poderem possuir orientações gerais, tendem a adotar características próprias para cada instituição que pretende este tipo de apoio, dependendo de vários fatores diferentes de instituição para instituição. Estes instrumentos são fundamentais para uma correta política de avaliação, seleção, arrumação, envio/remessa e eliminação de informação.

Por sua vez os Planos de Classificação estruturam a informação e documentação criada e recebida dentro de uma empresa, família, etc.. A estrutura criada irá servir para normalizar todos os procedimentos alusivos à criação, receção, circulação e gestão da informação/documentação dentro de cada instituição. São criadas notas e procedimentos a adotar em cada classe, subclasse ou série criadas na estrutura do Plano de Classificação, permitindo, desta forma, uma uniformização de todos os procedimentos de gestão documental.

Apesar dos Manuais de Procedimentos que podemos criar poderem estar relacionados com os dois itens anteriores, a sua execução individualizada justifica-se em instituições de pequena ou média dimensão, cujos problemas de gestão de informação/documentação só se apliquem a uma parte, por exemplo na receção de documentação. Neste caso criamos um Manual de Procedimentos específico só para a receção da documentação de uma empresa, etc., identificando todos os procedimentos que deverá ter para corretamente registar a documentação recebida e posteriormente fazer uma correta tramitação e distribuição.

Fornecemos Modelos de documentos para as várias formas de correspondência de uma empresa ou outra instituição. Modelos variados que podem servir para a correspondência com o exterior, troca de informação interna: ao mesmo nível, de nível superior para inferior e de níveis inferiores para o nível superior. A criação desses modelos obedece a Normas e a critérios de funcionalidade. Todos os modelos são adaptados à realidade de cada instituição, adaptando-os com a sua imagem gráfica e conteúdos.

Se já tem parte do trabalho efetuado, melhor! Só realizamos serviço de revisão.

Outros conteúdos relacionados:

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Lista de Serviços

Serviços executados

Digitalização de livros de actas da Junta de Freguesia da Maia

O serviço foi executado com um scanner PLANETÁRIO, O Kodak Filemaster+, solução ideal para digitalização de material encadernado ou até ao formato A2. A digitalização dos livros foi executada com a criação de lotes que obedeceram à unidade de instalação digitalizada. As imagens matrizes criadas foram gravadas como imagens individuais em formato TIFF (Tagged Image File Format).

Após a digitalização foram efectuados testes de qualidade para verificar a imagens criadas e proceder a novas digitalizações para imagens cuja qualidade/leitura não fosse a ideal.

No final foram gravadas a imagens em DVDs e entregeus ao cliente com o respetivo Relatório da Digitalização.

Restauro e encadernação de livros de atas da junta de freguesia da Maia

A empresa Guia efetuou o restauro dos livros de atas mais antigos da Junta de Freguesia da Maia. No restauro, preenchemos lacunas e rasgões e foi efetua a limpeza mecânica de todos os fólios.

Todos os cadernos foram cozidos manualmente e foi efectuada meia–encadernação (lombada e cantos em tecido) com "papel lagarto" de cor vermelha em consonância com as capas anteriores que foram substituídas por estarem em mau estado.

Finalmente foi criada uma nova etiqueta à semelhança das que estavam degradadas, nas capas originais.

Avaliação da documentação acumulada do arquivo da empresa Norma Açores

No âmbito desse projecto a GUIA desenvolveu as seguintes tarefas:

– Triagem da documentação;
– Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada remetido à CCARAA;
– Registo de lombadas de documentação a conservar;
– Coordenação do transporte da documentação;
– Higienização;
– Emissão dos Autos de Eliminação;
– Organização da documentação no depósito final com atribuição de Cotas;
– Formação em "Boas práticas de Arquivo"
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Serviços de arquivo

Tradicionalmente os serviços de arquivo só são vistos como parte integrante de instituições detentoras de espólios valiosos e antigos. No entanto, é cada vez mais importante, nas empresas actuais, haver um investimento na organização e gestão da sua documentação obtendo, assim, os seguintes benefícios:
  • Melhor rentabilização do espaço
  • Cumprimento dos prazos legais de conservação
  • Melhor circulação e recuperação da informação
  • Melhor e mais rápida decisão/execução de processos

Novo Serviço

Migração de formatos e suportes de imagens.

Com o advento das novas tecnologias Tornou-se prioritário pensarmos num plano de preservação a longo prazo das imagens das nossas colecções.

Para as fotografias/documentos digitalizados ou a digitalizar temos que ponderar porque é que estamos a conservar digitalmente e pensar na sua preservação para o futuro - identificando os melhores formatos, substituindo-os para novos formatos/suportes de imagem sempre que estes estiverem a ficar obsoletos.