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Digitalização

O arquivo físico nem sempre é a opção mais rentável, exigindo muitas horas de trabalho para, paralelamente à atividade normal de uma empresa, efetuar a recolha e organização dos seus documentos.

A digitalização é a conversão de documentos para um formato digital.

Para a execução de serviços de digitalização de documentos, a GUIA, dispõe de scâners diversificados (rotativo, planetário e e câmara reprográfica de alta resolução - 72MP) podendo-se adaptar às mais variadas necessidades dos nossos clientes.

Para documentação histórica utilizamos miras técnicas de controlo de cor, diferença entre cores, ruído, resolução, etc.

Para documentação corrente conseguimos atingir elevados níveis de produtividade e executar diferentes funções em simultâneo, como a digitalização do documento e a sua indexação imediata e criação de diferentes tidos de ficheiros num único processamento.

A nossa empresa desenvolve todas as tarefas ligadas à digitalização dos documentos. Desta forma, desde a recolha dos documentos junto dos nossos Clientes, até ao envio e importação das imagens para os seus sistemas de gestão documental, a GUIA, realiza cada tarefa com o maior profissionalismo. O nosso objetivo é sempre a satisfação plena dos nossos Clientes.

Sempre que solicitado convertemos o suporte digital em microfilme.

Vantagens da digitalização:
• Facilidade de utilização e distribuição da documentação;
• Rapidez na pesquisa e acesso à informação;
• Adaptação dos nossos Clientes ao mercado das novas tecnologias da informação;
• Possibilidade de manter intacta a documentação em suporte de papel, garantindo a sua segurança e conservação;
• Arquivo em formato eletrónico com baixos custos de manutenção;
• Acesso rápido em qualquer local e armazenamento eficaz;
• Garantias de segurança e controlo de acesso;
• Duplicação a baixo custo.

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Lista de Serviços

Serviços executados

Digitalização de livros de actas da Junta de Freguesia da Maia

O serviço foi executado com um scanner PLANETÁRIO, O Kodak Filemaster+, solução ideal para digitalização de material encadernado ou até ao formato A2. A digitalização dos livros foi executada com a criação de lotes que obedeceram à unidade de instalação digitalizada. As imagens matrizes criadas foram gravadas como imagens individuais em formato TIFF (Tagged Image File Format).

Após a digitalização foram efectuados testes de qualidade para verificar a imagens criadas e proceder a novas digitalizações para imagens cuja qualidade/leitura não fosse a ideal.

No final foram gravadas a imagens em DVDs e entregeus ao cliente com o respetivo Relatório da Digitalização.

Restauro e encadernação de livros de atas da junta de freguesia da Maia

A empresa Guia efetuou o restauro dos livros de atas mais antigos da Junta de Freguesia da Maia. No restauro, preenchemos lacunas e rasgões e foi efetua a limpeza mecânica de todos os fólios.

Todos os cadernos foram cozidos manualmente e foi efectuada meia–encadernação (lombada e cantos em tecido) com "papel lagarto" de cor vermelha em consonância com as capas anteriores que foram substituídas por estarem em mau estado.

Finalmente foi criada uma nova etiqueta à semelhança das que estavam degradadas, nas capas originais.

Avaliação da documentação acumulada do arquivo da empresa Norma Açores

No âmbito desse projecto a GUIA desenvolveu as seguintes tarefas:

– Triagem da documentação;
– Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada remetido à CCARAA;
– Registo de lombadas de documentação a conservar;
– Coordenação do transporte da documentação;
– Higienização;
– Emissão dos Autos de Eliminação;
– Organização da documentação no depósito final com atribuição de Cotas;
– Formação em "Boas práticas de Arquivo"
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Serviços de arquivo

Tradicionalmente os serviços de arquivo só são vistos como parte integrante de instituições detentoras de espólios valiosos e antigos. No entanto, é cada vez mais importante, nas empresas actuais, haver um investimento na organização e gestão da sua documentação obtendo, assim, os seguintes benefícios:
  • Melhor rentabilização do espaço
  • Cumprimento dos prazos legais de conservação
  • Melhor circulação e recuperação da informação
  • Melhor e mais rápida decisão/execução de processos

Novo Serviço

Migração de formatos e suportes de imagens.

Com o advento das novas tecnologias Tornou-se prioritário pensermos num plano de preservação a longo prazo das imagens das nossas colecções.

Para as fotografias/documentos digitalizados ou a digitalizar temos que ponderar porque é que estamos a conservar digitalmente e pensar na sua preservação para o futuro - identificando os melhores formatos, substituindo-os para novos formatos/suportes de imagem sempre que estes estiverem a ficar obsoletos.