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Migração de suportes/formatos

Com a cada vez maior quantidade de documentação para conservar ou eliminar, torna-se necessário a adoção de práticas que evitem a perda de informação, quer pela obsolescência de equipamentos e suportes que utilizamos, quer pela fragilidade e destruição de originais.

Para bibliotecas que tenham os seus catálogos em outras aplicações, como por exemplo: PORBASE ou DOCBASE ou ainda em aplicações como: DCS Bib, FileMaker, Access, Excel, etc. poderão ter a necessidade de atualizar os seus catálogos para aplicações normalizadas e mais intuitivas como é o caso do BIBLIObase ou do BIBLIO.net.

Fornecemos, também, serviços de migração de imagens em grandes quantidades. Aqui o cliente pode selecionar se só pretende a alteração do formato da imagem, por ex. de TIFF para JPEG, ou se pretende adicionar algum nível de compactação, diminuir a profundidade de bits, alterar a resolução e o tamanho das imagens, etc.

A migração de suportes de imagens também se pode aplicar à conversão de ficheiros eletrónicos em microfilme. O inverso também é possível - migrar de microfilme para digital.

Uma maior segurança na gestão da documentação em formato digital só é possível com a criação de Planos de Preservação Digital. Estes planos definem práticas a executar para que a documentação, em formato digital, continue recuperável e acessível.

Os Planos de Preservação Digital podem ser necessários para completar Planos de Classificação ou Portarias de Gestão de Documentos quando existirem séries constituídas por este tipo de documentos (eletrónicos).

Novos formatos / outputs Possibilidade de criar ficheiros em JPG2000, PDF/A e eBook.

Se pretende asseguram a continuidade da sua informação/documentação por mais anos consulte-nos.

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Lista de Serviços

Serviços executados

Digitalização de livros de actas da Junta de Freguesia da Maia

O serviço foi executado com um scanner PLANETÁRIO, O Kodak Filemaster+, solução ideal para digitalização de material encadernado ou até ao formato A2. A digitalização dos livros foi executada com a criação de lotes que obedeceram à unidade de instalação digitalizada. As imagens matrizes criadas foram gravadas como imagens individuais em formato TIFF (Tagged Image File Format).

Após a digitalização foram efectuados testes de qualidade para verificar a imagens criadas e proceder a novas digitalizações para imagens cuja qualidade/leitura não fosse a ideal.

No final foram gravadas a imagens em DVDs e entregeus ao cliente com o respetivo Relatório da Digitalização.

Restauro e encadernação de livros de atas da junta de freguesia da Maia

A empresa Guia efetuou o restauro dos livros de atas mais antigos da Junta de Freguesia da Maia. No restauro, preenchemos lacunas e rasgões e foi efetua a limpeza mecânica de todos os fólios.

Todos os cadernos foram cozidos manualmente e foi efectuada meia–encadernação (lombada e cantos em tecido) com "papel lagarto" de cor vermelha em consonância com as capas anteriores que foram substituídas por estarem em mau estado.

Finalmente foi criada uma nova etiqueta à semelhança das que estavam degradadas, nas capas originais.

Avaliação da documentação acumulada do arquivo da empresa Norma Açores

No âmbito desse projecto a GUIA desenvolveu as seguintes tarefas:

– Triagem da documentação;
– Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada remetido à CCARAA;
– Registo de lombadas de documentação a conservar;
– Coordenação do transporte da documentação;
– Higienização;
– Emissão dos Autos de Eliminação;
– Organização da documentação no depósito final com atribuição de Cotas;
– Formação em "Boas práticas de Arquivo"
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Serviços de arquivo

Tradicionalmente os serviços de arquivo só são vistos como parte integrante de instituições detentoras de espólios valiosos e antigos. No entanto, é cada vez mais importante, nas empresas actuais, haver um investimento na organização e gestão da sua documentação obtendo, assim, os seguintes benefícios:
  • Melhor rentabilização do espaço
  • Cumprimento dos prazos legais de conservação
  • Melhor circulação e recuperação da informação
  • Melhor e mais rápida decisão/execução de processos

Novo Serviço

Migração de formatos e suportes de imagens.

Com o advento das novas tecnologias Tornou-se prioritário pensarmos num plano de preservação a longo prazo das imagens das nossas colecções.

Para as fotografias/documentos digitalizados ou a digitalizar temos que ponderar porque é que estamos a conservar digitalmente e pensar na sua preservação para o futuro - identificando os melhores formatos, substituindo-os para novos formatos/suportes de imagem sempre que estes estiverem a ficar obsoletos.