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Avaliação e destruição de documentação

Por esta ser uma área extremamente necessária para que todas as empresas poderem ver o seu arquivo organizado e funcional, tende, em muitos casos, ser uma atividade descurada. Esta realidade, comum em muitas empresas, acontece especialmente devido a:

• Desconhecimento da legislação, no que concerne à conservação de documentação;
• Legislação omissa em parte da documentação em arquivo;
• Necessidade urgente de espaço;
• Falta de pessoal com formação em gestão documental/arquivo;

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Muitos das vezes as instituições eliminam documentação que deveriam conservar mais tempo, por exemplo eliminam ao fim de 5 anos, documentação de conservação obrigatório, por lei, de dez anos. Por outro lado há empresas que conservam documentos que poderiam eliminar - por serem cópias ou pela legislação vigeste o tempo de conservação ser mais curto.

O processo de avaliação de documentação é essencial para que possamos eliminar documentação passível de ser eliminada, permitindo, à instituição, reduzir a massa documental a conservar, obtendo benefícios automáticos através da disponibilização de mais espaço e melhor organização. A Avaliação de Massas Documentais Acumuladas e a Implementação de Portarias de Gestão de Documentos são as duas formas que permitem definir o destino final da documentação (eliminação/conservação) quando esta situação não estiver expressa na legislação.

As Portarias de Gestão de Documentos são instrumentos que regulamentam a gestão dos documentos e são aplicadas juntamente com uma Tabela de Seleção e os modelos de Auto de Entrega, Guia de Remessa e Auto de Eliminação. Após a aprovação de uma Portaria de Gestão de Documentos a instituição já saber como agir na gestão das várias séries que possui, estando definidos em prazos temporais, a sua conservação administrativa e destino final (eliminação, conservação ou conservação parcial). Neste caso a avaliação é efetuada sobre toda a documentação da instituição. No caso da Avaliação de Massas Documentais Acumuladas o trabalho é realizado sobre documentação que se encontra depositada e, geralmente, não é consultado. Tenta-se, através da nossa avaliação determinar o valor informativo e de prova da documentação.

Nos Açores estes processos passam necessariamente pela Comissão Coordenadora dos Arquivos da Região Autónoma dos Açores. No caso da Avaliação de Massas Documentais Acumuladas é enviado um relatório, resultante do processo de análise, a esta Comissão. Comissão esta que emitirá um parecer dando ou não anuência ao proposto eliminar e conservar.

Se têm documentação para eliminar, consulte-nos para efetuarmos o serviço da melhor forma.

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Lista de Serviços

Serviços executados

Digitalização de livros de actas da Junta de Freguesia da Maia

O serviço foi executado com um scanner PLANETÁRIO, O Kodak Filemaster+, solução ideal para digitalização de material encadernado ou até ao formato A2. A digitalização dos livros foi executada com a criação de lotes que obedeceram à unidade de instalação digitalizada. As imagens matrizes criadas foram gravadas como imagens individuais em formato TIFF (Tagged Image File Format).

Após a digitalização foram efectuados testes de qualidade para verificar a imagens criadas e proceder a novas digitalizações para imagens cuja qualidade/leitura não fosse a ideal.

No final foram gravadas a imagens em DVDs e entregeus ao cliente com o respetivo Relatório da Digitalização.

Restauro e encadernação de livros de atas da junta de freguesia da Maia

A empresa Guia efetuou o restauro dos livros de atas mais antigos da Junta de Freguesia da Maia. No restauro, preenchemos lacunas e rasgões e foi efetua a limpeza mecânica de todos os fólios.

Todos os cadernos foram cozidos manualmente e foi efectuada meia–encadernação (lombada e cantos em tecido) com "papel lagarto" de cor vermelha em consonância com as capas anteriores que foram substituídas por estarem em mau estado.

Finalmente foi criada uma nova etiqueta à semelhança das que estavam degradadas, nas capas originais.

Avaliação da documentação acumulada do arquivo da empresa Norma Açores

No âmbito desse projecto a GUIA desenvolveu as seguintes tarefas:

– Triagem da documentação;
– Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada remetido à CCARAA;
– Registo de lombadas de documentação a conservar;
– Coordenação do transporte da documentação;
– Higienização;
– Emissão dos Autos de Eliminação;
– Organização da documentação no depósito final com atribuição de Cotas;
– Formação em "Boas práticas de Arquivo"
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Serviços de arquivo

Tradicionalmente os serviços de arquivo só são vistos como parte integrante de instituições detentoras de espólios valiosos e antigos. No entanto, é cada vez mais importante, nas empresas actuais, haver um investimento na organização e gestão da sua documentação obtendo, assim, os seguintes benefícios:
  • Melhor rentabilização do espaço
  • Cumprimento dos prazos legais de conservação
  • Melhor circulação e recuperação da informação
  • Melhor e mais rápida decisão/execução de processos

Novo Serviço

Migração de formatos e suportes de imagens.

Com o advento das novas tecnologias Tornou-se prioritário pensarmos num plano de preservação a longo prazo das imagens das nossas colecções.

Para as fotografias/documentos digitalizados ou a digitalizar temos que ponderar porque é que estamos a conservar digitalmente e pensar na sua preservação para o futuro - identificando os melhores formatos, substituindo-os para novos formatos/suportes de imagem sempre que estes estiverem a ficar obsoletos.