Transferência de documentação
Durante a existência de quase todas as instituições, mais cedo ou mais tarde, temos que efetuar Transferência de documentação. Essas transferências, geralmente, são motivadas por uma série de fatores que podem passar por:
• Eliminação de documentação;• Compra ou doação da documentação ou mesmo da instituição que o tutela;
• Mudança de espaço de arquivo ou deslocalização da instituição;
• Desastres: incêndios, inundações, etc.;
• Catástrofes naturais;
• Exposições com parte da documentação;
...
Para que as instituições tenham segurança nas transferência de documentação que efetuam devem utilizar Guias de Remessa e Autos de Entrega.
As Guias de Remessa fazem a relação dos documentos enviados por uma entidade a outra instituição. Essas Guias são de conservação e servem para controlo e recuperação de informação.
Os Autos de Entrega servem para registar a entrega efetiva da documentação, servindo de prova legal da alteração da guarda, da documentação, entre instituições.
A empresa GUIA fornece o serviço de transporte da documentação associado aos restantes serviços mencionados.
Se já utilizam Guias de Remessa e Autos de Entrega, efetuamos unicamente o seu preenchimento e procedemos/acompanhamos à transferência da documentação para constatar se todos os procedimentos são cumpridos da melhor forma.
Outros conteúdos relacionados:
- Criação de intrumentos de classificação e normalização
- Avaliação e destruição de documentação
- Catalogação e Indexação
Lista de Serviços
- Criação de instrumentos de classificação e normalização
- Transferência de documentação
- Avaliação de documentação
- Catalogação e Indexação
- Digitalização
- OCR - reconhecimento de carater ótico
- Migração de suportes/formatos
- Alojamento de catálogos
- Suporte técnico software bibliotecas
- Formação
- Higienização de documentação
- Restauro e encadernação de livros
Serviços executados
Digitalização de livros de actas da Junta de Freguesia da Maia
O serviço foi executado com um scanner PLANETÁRIO, O Kodak Filemaster+, solução ideal para digitalização de material encadernado ou até ao formato A2. A digitalização dos livros foi executada com a criação de lotes que obedeceram à unidade de instalação digitalizada. As imagens matrizes criadas foram gravadas como imagens individuais em formato TIFF (Tagged Image File Format).
Após a digitalização foram efectuados testes de qualidade para verificar a imagens criadas e proceder a novas digitalizações para imagens cuja qualidade/leitura não fosse a ideal.
No final foram gravadas a imagens em DVDs e entregeus ao cliente com o respetivo Relatório da Digitalização.
Restauro e encadernação de livros de atas da junta de freguesia da Maia
A empresa Guia efetuou o restauro dos livros de atas mais antigos da Junta de Freguesia da Maia. No restauro, preenchemos lacunas e rasgões e foi efetua a limpeza mecânica de todos os fólios.
Todos os cadernos foram cozidos manualmente e foi efectuada meia–encadernação (lombada e cantos em tecido) com "papel lagarto" de cor vermelha em consonância com as capas anteriores que foram substituídas por estarem em mau estado.
Finalmente foi criada uma nova etiqueta à semelhança das que estavam degradadas, nas capas originais.
Avaliação da documentação acumulada do arquivo da empresa Norma Açores
No âmbito desse projecto a GUIA desenvolveu as seguintes tarefas:
– Triagem da documentação; – Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada remetido à CCARAA; – Registo de lombadas de documentação a conservar; – Coordenação do transporte da documentação; – Higienização; – Emissão dos Autos de Eliminação; – Organização da documentação no depósito final com atribuição de Cotas; – Formação em "Boas práticas de Arquivo"Serviços de arquivo
Tradicionalmente os serviços de arquivo só são vistos como parte integrante de instituições detentoras de espólios valiosos e antigos. No entanto, é cada vez mais importante, nas empresas actuais, haver um investimento na organização e gestão da sua documentação obtendo, assim, os seguintes benefícios:
- Melhor rentabilização do espaço
- Cumprimento dos prazos legais de conservação
- Melhor circulação e recuperação da informação
- Melhor e mais rápida decisão/execução de processos
Novo Serviço
Migração de formatos e suportes de imagens.
Com o advento das novas tecnologias Tornou-se prioritário pensarmos num plano de preservação a longo prazo das imagens das nossas colecções.Para as fotografias/documentos digitalizados ou a digitalizar temos que ponderar porque é que estamos a conservar digitalmente e pensar na sua preservação para o futuro - identificando os melhores formatos, substituindo-os para novos formatos/suportes de imagem sempre que estes estiverem a ficar obsoletos.